Top 15 aplikacija koje vam mogu olakšati svakodnevne radne zadatke

„Velike kompanije opsesiraju produktivnost, a ne efikasnost“, napisao je Majkl Menkins za “Harvard Business Review”, u svom članku, u kojem je naveo da “prosječna kompanija gubi više od 20% svojih proizvodnih kapaciteta – više od jednog dana u nedjelji – na ono što nazivamo„ organizacionim zastojem.”

Zbog toga su najbolje kompanije one koje identifikuju probleme koji sprečavaju produktivnost i potpuno ih uklone. Isti pristup imaju i pojedinačni radnici, preduzetnici, frilenseri i svi oni kojima je maksimalno stalo da iskoriste svaki dragocjeni minut.

Bez obzira da li radite samostalno ili kao dio tima,  potrebni su vam pravi alati za prepoznavanje i prevazilaženje produktivnosti – tako da smo u ovom članku svrstali 15 aplikacija za upravljanje vremenom i produktivnošću koje vam mogu olakšati svakodnevne radne zadatke.

1.   Todoist

Jednostavna aplikacija za upravljanje zadacima koja vam omogućava da snimate i grupišete zadatke na osnovu projekata. Tim koji je napravio ovu aplikaciju želeo bi da je korisnici smatraju nadograđenom verzijom klasične liste obaveza. Pored snimanja i organizovanja sopstvenih zadataka, aplikacija može da se koristi za saradnju sa drugim ljudima dijeljenjem i dodjeljivanjem zadataka.

2.   Google dokumenti

Jedan od najboljih besplatnih alata za razmenu dokumenata i saradnju u realnom vremenu. Ovaj onlajn procesor teksta eliminiše potrebu za čuvanjem i slanjem datoteka napred-nazad tokom pisanja i uređivanja. U zavisnosti od podešavanja koja korisnici prilagode, dokumenti se mogu deliti unutar i izvan organizacije. To omogućava članovima tima da bilo kog mesta rade, smanjuje suvišne dokumente, a čini i da grešaka u komunikaciji bude manje. Google dokumenti takođe imaju mogućnost isticanja komentara na određenom delu teksta i pravljenje beleški. Komentari upućeni određenim korisnicima pokrenuće i obaveštenje putem e-pošte kako bi svi ostali u toku. Da bi zaštitio privatnost i sigurnost, Google dozvoljava vlasniku dokumenta da odredi mogućnosti uređivanja svakog korisnika kojem se dokument deli.

3.   If This Then That (IFTTT)

Alat za automatizaciju koji neprimetno povezuje različite aplikacije i iskustva. U IFTTT-u korisnik može da podesi niz različitih automatizacija, od svakodnevnih zadataka do onih koji pripadaju određenoj niši. Na primjer, moguće je “narediti” Google-u da doda podsetnik u kalendar ukoliko sljedeći dan padne kiša ili da podsjetnik sebi da se pije više vode. Oni koji žele da zaista postanu kreativni, mogu da podese da dobijaju obavještenje svaki put kada Međunarodna svemirska stanica prođe pored njihove kuće. Ova aplikacija pomaže korisnicima da automatizuju zadatke koji se ponavljaju i na taj način im pruži više vremena da se usredsrede na druge, važnije aspekte svog posla.

4.   Calendly

Pomaže u zakazivanju sastanaka bez prosleđivanja e-pošte. Kada se korisnik registruje za nalog u kompaniji Calendly, od njega se traži da sinhronizuje kalendar i odabere svoje postavke dostupnosti, uključujući vremenske termine u kojima je dostupan (15 min / 30 min / 45 min / itd.). Zatim, onaj koji zakazuje sastanak, jednostavno pošalje osobi svoj Calendly link i ona može da izabere najbolji vremenski termin za sastanak.

5.   Brain.fm

Aplikacija koja pušta muziku koja je dizajnirana da poboljša fokus, opuštanje, meditaciju, pa i dremke i spavanje, a sve u roku od 10 do 15 minuta upotrebe. Ova aplikacija to radi koristeći naučna istraživanja po kojima je poznato kakvu je muziku potrebno puštati korisnicima kako bi se dobio određeni efekat, bilo da žele da poboljšaju koncentraciju ili se opuste.

6.   Evernote

Možda i najpopularnija aplikacija za beleške, prikupljanje svih vaših ideja i razmišljanja na jednom mjestu. Ako više volite da beležite digitalno ili često imate kod sebe kombinaciju ručno pisanih i digitalnih beležaka, Evernote je za vas. Jedan intersantan aspekt Evernote-a je taj što omogućava korisnicima da fotografišu napisane beleške i otpremaju ih u aplikaciju, uz pravljenje beležaka direktno na vašem uređaju. Funkcija pretraživanja omogućava korisnicima da pregledaju sve svoje datoteke – napisane ili otkucane – zahvaljujući analizi rukopisa. Jednom kada su beleške u aplikaciji, možete ih organizovati u sisteme beležnica i filtrirati dodavanjem oznaka. Evernote se neometano sinhronizuje na vašim uređajima, tako da kod kuće nikada nećete „zaboraviti beležnicu“.

7.   Forest

Sjajna aplikacija za ljude kojima je teško da odlože telefone i fokusiraju se na jedan zadatak. Kad god želite da se fokusirate, jednostavno otvorite aplikaciju Forest i posadite drvo. Ovo drvo će rasti sve dok ste fokusirani i ne dodirujete telefon. Ako u nekom trenutku izađete iz aplikacije pre nego što je zadatak završen, drvo će umrijeti. Korisnici na kraju mogu ovo drveće (i naporan rad) pretvoriti u cijelu šumu. Da bi bilo zabavnije, igrači su nagrađeni dodatnim vrstama drveća i smirujućim zvukovima koji prate njihovu šumsku kolekciju. Još bolje, Forest se udružio sa organzacijom „Drvećem za budućnost“, omogućavajući korisnicima da skupe zarađene novčiće za sadnju drveća u stvarnom životu.

8.   Toggl

Poznat je po svom svedenom interfejsu, što ga izdvaja od ostalih alata za praćenje vremena i čini ga zaista lakim i intuitivnim za korisnike. Toggl Track, specifičan alat za praćenje vremena, odličan je za sve različite tipove korisnika, uključujući programere, umjetnike i organizacije svih veličina. Pored osnovnog praćenja vremena, nudi funkcije poput prilagođenih izvještaja i naplatnih sati, što može da pomogne i u poboljšanju bilo kog posla. Korišćenje Toggl-a omogućava vašem preduzeću da kvantifikuje koliko vremena se troši na različite aktivnosti i stoga pomaže u prepoznavanju neefikasnosti u toku rada. Takođe je jednostavan za upotrebu u pokretu, s aplikacijama dostupnim na mobilnim uređajima, računarima, pa čak i u pregledaču.

9.   MindMeister

Alat za digitalno mapiranje uma za svakodnevne poslovne situacije. Alati za mapiranje uma kao što je MindMeister korisni su za vizualizaciju podataka, planiranje projekata i ideje za mozganje. MindMeister se može koristiti na pojedinačnom nivou ili se može koristiti među timovima za saradnju i razmjenu ideja u realnom vremenu. Alat uključuje mnoštvo unapred postavljenih tema mapa ili ga možete prilagoditi bojama, stilovima, oblikovanjem i slikama koje najbolje odgovaraju vašim potrebama. Uz sve informacije uskladištene u oblaku, ovaj alat vam omogućava digitalni pristup vašoj mapi bez brige o čuvanju podataka ili slanju unapred.

10. OmniFocus

Dostupan samo na iOS uređajima, pa ako ste korisnik Apple-a koji traži aplikaciju koja će vam pojednostaviti i olakšati svakodnevne radne zadatke, željećete dobro da pogledate OmniFocus. Ova aplikacija dodaje više funkcija nego što to obično imaju takve apliakcije, ali zbog toga žrtvuje jednostavnost. Ima mogućnosti i funkcije koje biste očekivali, kao što su različita područja za prikupljanje novih ideja (Prijemno sanduče), organizovanje vaših zadataka (Projekti), gledanje onoga što je relevantno u odgovarajuće vrijeme (Kontekst) i tako dalje. OmniFocus ćete bolje iskoristiti za upravljanje projektima od jednokratnih zadataka, iako možete da radite i jedno i drugo. Takođe, postoji i prikaz kalendara koji se može koristiti za predviđanje vremena kada je korisnik najčešće slobodan prilikom zakazivanja novih zadataka. OmniFocus je vrlo lako upariv sa gomilom drugih aplikacija, pa je vrlo dobra opcija za one koji koriste i druge slične proizvode.

11. Nirvana

Menadžer zadataka u oblaku. Aplikacija dolazi sa ugrađenim karakteristikama koliko vremena i energije će biti potrebno da se određeni zadatak završi, zajedno sa opcijom postavljanja rokova. Aplikacija takođe ima unapred učitane liste, označene kao “sljedeće”, “na čekanju”, “zakazano” i “jednog dana”. Dostupne su oznake za postavljanje vaših zadataka u “profesionalni” i “lično” odjeljenje radi lakšeg pristupa. Postoji i više drugih postavki zadataka koje čine aplikaciju veoma prilagođenom i jednostavnom za upotrebu.

12. Pocket

Čudesno jednostavna aplikacija za produktivnost koja vam na lak način omogućava da sačuvate veb stranice za kasnije čitanje. Zapravo, to je nešto više od alata za obilježavanje koji se pretvorio u aplikaciju, ali koji mijenja način na koji radite. Kada naiđete na nešto zanimljivo ili korisno, ali nemate vremena za čitanje, Pocket je tu za vas. Jednostavno sačuvajte stranicu (zasnovanu na URL-u), dodijelite kategoriju ako želite i stvorićete kolekciju stranica za čitanje na svom Pocket nalogu. Aplikacija se u suštini pretvara u feed stvari koje zapravo želite / bi trebalo da pročitate, naučite ili koristite za kasnije.

13. Trello

Služi za upravljanje timskim projektima, jednostavna aplikacija, laka za upotrebu. Platforma je zasnovana na filozofiji Kanban, vizuelnom radnom okviru koji potiče iz Japana. U osnovi, zadaci se dodaju i organizuju u statusima „obaveze“, „u toku“ i „gotovo“, što pomaže timovima da prate napredak. Zadaci se mogu grupisati u table i kartice, koje mogu sadržati više zadataka same po sebi. Pojedinačni zadaci mogu se dodeliti grupama ili članovima tima sa rokovima i kontrolnim listama. Trello trenutne poruke olakšavaju timovima komunikaciju i saradnju sa bilo kog mjesta.

14. Slack

Platforma za razmjenu poruka dizajnirana za timove i idealan je alat za komunikaciju za one koji rade na daljinu. Razmjena trenutnih poruka organizuje se u kanale kojima se članovi tima mogu pridružiti i po potrebi izaći, tako da niko ne prima poruke ili obavještenja koja za njih nisu bitna. Članovi tima takođe mogu da ćaskaju izvan glavnih tema, u odvojenim nitima što sprečava te poruke da ometaju razgovore koji su usmjereni na projekat. Ključna stvar koju treba razumijeti o Slack-u je politika cijena. Slack možete koristiti besplatno, što vam omogućava da napravite jedinstveni radni prostor za male timove, dok se za veće timove plaća po korisniku.

15. Monday

Ako su vaše potrebe za upravljanjem projektima prezahtjevne za Trello, onda je monday.com prva alternativa koju želite da pogledate. U suštini, to je nešto skuplja, složenija i moćnija verzija Trella, koja je prikladnija za veće timove, složenije projekte ili timove koji u isto vrijeme žongliraju sa više projekata. Iako se Trello zasniva na Kanban filozofiji, Monday vam omogućava da kreirate zadatke, grupišete ih, dodjeljujete i dodajete datume dospjeća. Članovi tima mogu zatim ažurirati status zadataka oznakama kao što su „obaviti“, „raditi na tome“, „zaglaviti“ i „završiti“.