Automatizacija poslovnih procesa – Kako da pametnije iskoristite svoje vrijeme

Zaposleni širom svijeta troše približno jednu trećinu godišnjih radnih dana ukopani u administrativne zadatke, navodi se u studiji kompanije “Processmaker”. Takođe se navodi da “zauzetost u poslu” nije samo odliv produktivnog vremena, već se brzo nagomilava u značajne gubitke prihoda. Iz iste kompanije su čak došli do zaključka se zbog “rada u prazno” u svijetu izgubi suma od 534 milijarde dolara, na godišnjem nivou.

Organizacije koje pametno raspolažu svojim resursima izvlače se iznad tih barijera produktivnosti automatizacijom poslovnih procesa (eng. BPA), a prema izvještaju “The Sorry State of Digital Transformation”, američke kompanije Forrester, koja se bavi marketingom i istraživanjem tržišta, oko petine kompanija još nema definisane procese i automatizaciju toka posla.

Iz izvještaja te kompanije, koja svojim klijentima i javnosti pruža savjete o postojećem i potencijalnom uticaju tehnologije na poslovanje, ističu da ako želite da vaši klijenti i kupci budu zadovoljni a prihodi rastu, trebalo bi da se fokusirate na definisanje procesa. Automatizacija poslovnih procesa je konkretan, efikasan način da krenete tim putem.

Šta je automatizacija procesa u poslovanju?

Automatizacija poslovnih procesa – takođe poznata kao automatizacija toka posla ili automatizacija procesa – način je da se tehnologija i automatizacija koriste za obavljanje složenih poslovnih zadataka uz smanjenu ljudsku intervenciju i napor.

Drugi popularni termin, „digitalna transformacija“, u suštini je sinonim po tome što opisuje optimizaciju procesa u poslovanju uz pomoć novih tehnologija. Važno je da automatizovani procesi pokreću efikasnost, stvaraju korisne standarde i pomažu organizacijama da uštede vrijeme, novac i resurse.

Automatizaciju poslovnih procesa ne treba mešati sa upravljanjem poslovnim procesima, što je veća disciplina koja uključuje upravljanje složenim organizacionim procesima koristeći različite metodologije.

Oblasti u poslovanju koje imaju benefit od automatizacije procesa:

• Korisnička podrška
• Marketing i prodaja
• IT i tehničko održavanje
• Finansije
• Ljudski resursi
• Razvoj (softvera i usluga)

Primjeri automatizacije procesa u poslovanju

1. Uključivanje novih radnika u radno okruženje

Iako se to može činiti besmislenim procesom, “onboarding” ima više zadataka. Popunjavanje obrazaca za informacije o zaposlenima, postavljanje uvodnih treninga, organizovanje obuke, otvaranje bankovnih računa, prikupljanje relevantnih dokumenata samo su neke od aktivnosti.

2. Narudžbenice

Zahtjevi za narudžbenice su u većini organizacija zaokruženi procesi koji se ponavljaju. Podnosilac zahtjeva, popunjava obrazac i šalje ga komercijalistima. Nadređeni zatim pregleda zahtjev i odbija ga u slučaju da su informacije neadekvatne ili u slučaju da postoje budžetska ograničenja. Zatim se zahtjev vraća podnosiocu zahtjeva. Ako se odobri, kreira se narudžbenica i kopije se šalju dobavljaču, kao i timu koji vrši inventar. Bez automatizacije mogli bi se pojaviti sljedeći problemi:

• Odloženo odobrenje narudžbenice (PO-a)
• Manja produktivnost
• Nepotpuni zapisi
• Greške u narudžbenicama (PO-u)
• Greške prilikom isporuke zaliha

Automatizacija poslovnih procesa može pomoći u podizanju performansi zaposlenih, poboljšanju odgovornosti u poslovnoj hijerarhiji, transparentnosti i omogućiti tačno evidentiranje podataka, kojima relevantne zainteresovane strane mogu pristupiti kada je to potrebno.

Zašto bi trebalo da automatizujete poslovne procese?

Prema izvještaju “Accenture” iz 2016. godine, 52% anketiranih kompanija je promijenilo dobavljača u posljednjih godinu dana zbog lošeg korisničkog servisa. 73% njih je želelo uslugu koja više odgovara njihovim potrebama, dok je 61% najviše cijenilo brzinu prilikom provjere podataka i odgovora na upite, ali i kriznih situacija.

Digitalizujući svoje usluge primjenom internet bankarstva i mobilnog bankarstva, finansijske usluge su jedan od sektora koji se najviše razvio posljednjih godina. Uprkos tome, postoji mnogo “ručnih” zadataka koji stvaraju netačnosti, neefikasnosti i dugo vrijeme čekanja. Zbog toga ima nekoliko suštinskih razloga za uveđenje automatizacije u poslovne procese.

Odskočna daska ka digitalnoj transformaciji

Digitalna transformacija bi mogla da izgleda kao nedostižan cilj organizacijama koje nisu na tom putu. Automatizacija poslovnih procesa može da bude i kamen temeljac za usvajanje kulture kontinuirane transformacije. Mogli biste da započnete sa nekoliko procesa kojima je očigledno potrebna korekcija kursa i postepeno raditi na njima, na putu ka vrhu.

Jasnije definisani ciljevi

Automatizacija zahtjeva određenu dozu jasnoće o procesu već u fazi projektovanja. Ako ne znate koji su vam ljudi potrebni za pokretanje procesa ili zadatke koji su u te procese uključeni, ne možete efikasno da dizajnirate i automatizujete tok rada.

Dalje, mapiranje procesa može pružiti jasnoću svim zaposlenima i služiti kao resurs za obuku. Uvid koji dobijete analizom automatizovanog procesa može vam jasno pokazati jaz između vašeg procesa kakav jeste i kakav bi u idealnom slučaju trebalo da bude.

Pojednostavljanje procesa

Jedan od pozitivnih ishoda sistema za automatizaciju procesa su pojednostavljeni procesi. Jasna hijerarhijska odgovornost, dragoceni uvidi i brže vrijeme izvršavanja, olakšavaju uklanjanje aktivnosti koje vam rasipaju vrijeme i fokusiraju se na poboljšanje zadataka koji daju vrijednost poslovanju.

Evidencija o usklađenosti

Pomoću automatizacije poslovnih procesa beleže se svi detalji određenog procesa. Ove informacije su tako podložnije provjeri radi dokazivanja usaglašenosti tokom revizija.

Standardizovanje procesa

Kada automatizujete poslovni proces, svaki put možete očekivati isti ishod određenog procesa. Standardizacija pomaže da se vaša organizacija postavi kao pouzdana, što zauzvrat može pomoći u povećanju baze kupaca.

Povećano zadovoljstvo kupaca

Zadovoljstvo kupaca je ono što vas ističe u bilo kojoj industriji. Fokusiranje na procesnu i operativnu izvrsnost pomaže vam da sa lakoćom premašite očekivanja kupaca. Kada dosljedno ispunjavate obećane standarde, veća je verovatnoća da će kupci razviti sklonost prema vašoj kompaniji.

Koje poslovne procese bi trebalo automatizovati?

Automatizacija poslovnih procesa nije ograničena na nekoliko funkcija. Faktori koji mogu ukazati na potrebu za automatizacijom uključuju:

1. Veliki obim zadataka
2. Za izvršavanje zadataka potrebno je više ljudi
3. Značajan uticaj na druge procese i sisteme
4. Potreba za usklađenošću podataka i revizije

Ako aktivnosti vaše kompanije ispunjavaju gore navedene kriterijume, vrlo je verovatno da vam je potrebna automatizacija vašeg poslovnog procesa. Da biste dobili jasniju sliku, evo nekoliko najčešće automatizovanih procesa u organizacijama.

• E-mail i push obavještenja
• Obračun zarada
• Fakturisanje
• Obračun PDV-a
• Zaključak godine
• Helpdesk podrška
• Izrada studija slučaja kupaca
• Čuvanje i migracija velike količine podataka
• Izrada rezervnih kopija i vraćanje prethodnih verzija kopija
• Zahtevi zaposlenih za odmor ili odsustvo sa posla
• Procesi u call centru
• Nalozi za prodaju
• Praćenje radnog vremena i dolaska na posao
• Lansiranje proizvoda
• Privlačenje lidova

Prednosti upotrebe alata za automatizaciju poslovnih procesa

Kada automatizujete svoje poslovne procese, možete očekivati višestruke prednosti.

Vaši poslovni procesi postaće mnogo transparentniji. Možete pratiti i nadgledati procese dok se oni izvode, što može poboljšati vidljivost i pozitivno uticati na pojedinačnu odgovornost zaposlenih.

Sposobnost praćenja procesa dok se izvršavaju, takođe će vam pomoći da pazite na greške i popravljate ih ukoliko se pojave. Izvještaji o učinku pružiće vam uvid u preventivne mjere koje biste mogli da preduzmete protiv grešaka koje se ponavljaju.

Iz dugoročne perspektive, primetićete brže vrijeme obnove i smanjenje troškova zbog manje “ručnih” intervencija. Takođe ćete se naći u poziciji da poboljšate raspodjelu radne snage jer će aplikacija obrađivati sve svakodnevne zadatke. Na ovaj način možete preusmjeriti svoje zaposlene na zadatke koji zahtjevaju ljudski napor i procjenu.

Sistem automatizacije poslovnih procesa na kraju će omogućiti veću efikasnost poslovanja. Budući da se zasniva na ideji kontinuiranog poboljšanja procesa, kao odgovor na to, povećavaće se i nivo efikasnosti.

Jedan od alata koji ubrzava i poboljšava procese, koji se svakodnevno odvijaju u vašem preduzeću je PANTHEON WorkFlow koji vam može pomoći da ubrzate i poboljšate procese, koji se svakodnevno odvijaju u vašem preduzeću

Najbolje prakse za automatizaciju poslovnih procesa

Samo prijavljivanje za alat za automatizaciju poslovnih procesa možda ne garantuje uspeh. Za automatizaciju svojih poslovnih procesa, moraćete da zauzmete pragmatičan pristup.

Evo nekoliko uputa o tome kako automatizaciju možete učiniti uspješnom.

• Počnite sa jasnim razumijevanjem o kojim se zadacima radi, ko je odgovoran i kada će svaki zadatak biti izvršen.
• Uvjerite se da imate jasno definisane ciljeve kada automatizujete poslovni proces – Ovo će uštedeti vrijeme u korekciji kursa.
• Mjerenje rezultata po fazama – Mnoge organizacije se razočaraju kada se rezultati ne ostvare preko noći.
• Uložite dovoljno vremena u obuku zaposlenih i uzmite u obzir period prilagođavanja.
• Usvajanjem dugoročnih prognoza obezbjeđujete dobar povraćaj ulaganja.
• Koristite gotova rješenja tamo gdje su dostupna.

Dolazak do novih kupaca je pet puta skuplje od zadržavanja postojećih. To je jedan od glavnih postulata kompanija koje nude usluge iz domena upravljanja procesa. Iz toga je jednostavno zaključiti koliko je značajno zadržati one koji vam poklone svoje povjerenje.

Ukoliko kupci dobiju tačne i dosljedne proizvode i usluge, poboljšava se i pouzdanost vašeg preduzeća, a u tome važnu ulogu igra i brzina reakcije koja se dramatično povećava automatizacijom poslovnih procesa.

Automatizacija procesa u poslovanju ne donosi samo korist na jednoj strani jednačine – takođe može da usreći klijente i kupce. Zbog toga bi sve prodajne strategije trebalo da uzmu u obzir zadovoljstvo kupaca, a da bi kupci bili zadovoljni, trebalo bi im ponuditi pozitivna iskustva na svim kontaktnim tačkama sa kompanijom – pre, tokom i nakon kupovine proizvoda ili usluge.