Datalab OTOS za povezivanje dislociranih jedinica

Datalab OTOS

Povezivanje dislociranih jedinica

Podaci dislociranih jedinica ne smiju biti nedostupni. I ove jedinice spadaju u preduzeće! Datalab OTOS je idealno rješenje za automatsku sinhronizaciju baza podataka za programsku opremu.

Šta je OTOS

DataLab OTOS je programski paket za automatsku sinhronizaciju baza podataka za programsku opremu DataLab. Za prenos, program upotrebljava elektronsku poštu. OTOS ne zahtjeva korisničke intervencije (pod uslovom da preduzeće ima stalnu ili “dial-up” internet vezu).
Nakon pokretanja program sinhronizuje baze podataka i završi rad. Korisnički interface prikazuje status sinhronizacije, a sam program piše dnevnik rada, tako da možemo da pregledamo tok i nakon završetka rada.
S obzirom na to, da program upotrebljava internet za prenos podataka, trošak njegovog rada je izuzetno nizak. Bez obzira na to gdje se nalaze baze podataka, cijena prenosa jednaka je cijeni poslatih poruka e-poštom. Zbog toga su nepotrebne skupe stalne veze, što posebno dolazi do izražaja kod preduzeća koja imaju poslovnice u različitim državama. Upotrebom kompresije i diferencijalnog prenosa, smanjuje se vrijeme prenosa, a tako povezani troškovi se svode na minimum.

Način rada

Za lakše razumijevanje zamislimo sljedeći scenario: imamo preduzeće sa centralom i tri trgovine (poslovne jedinice). Centrala želi poslovnim jedinicama da šalje podatke o kupcima i identima. Od poslovnih jedinica želi da prima narudžbine i izdate račune i integriše ih u centralnu bazu podataka.
Preduzeće mora da otvori posebnu e-mail adresu (npr. transfer@company.com), koja će se koristiti za sve prenose između centrale i poslovnih jedinica. Centrala je u tom slučaju gospodar (MASTER) prenosa, a poslovne jedinice su njene sluge (SLAVE).Za svaku poslovnu jedinicu se u programu otvara poseban profil.
Profil sadrži sljedeće podatke:

  • način prenosa,
  • koji podaci se prenose (šifarnici i poslovni dokumenti),
  • MEDT/SEDT polja.

Poslovni događaji

DataLab OTOS sinhronizuje podatke na osnovu dodavanja i mijenjanja podataka. Da bi osigurali pravilnu sinhronizaciju baza podataka, moramo se pobrinuti, da dva korisnika u isto vrijeme ne mijenjaju iste podatke. Zbog toga je potrebna pametna definicija vrsta dokumenata i autorizacija za njih.
Pravilo je, da je potrebno za svaku poslovnu jedinicu, koju želimo da sinhronizujemo, otvorimo svoju vrstu dokumenta. Tako bi u našem primjeru strukturu vrsta dokumenata definisali ovako:
Vidimo, da centrala i svaka od poslovnih jedinica imaju otvoreno vlastito skladište. Pored vlastitog skladišta imaju i vlastitu vrstu dokumenta za prijem robe na skladište, izdavanje (prodaju) i blagajnički prijem/izdatak. Isto bi u slučaju, kada sve PJ prate narudžbine, morali da otvorimo i odgovarajuće vrste dokumenata za narudžbine.
Ovakvo podešavanje je potrebno zbog nezavisnog rada svake lokacije, jer bi drugačije dolazilo do mogućih grešaka prilikom označavanja dokumenata. A ako šemu podesimo tako, kako je prikazano, svaka poslovna jedinica ima svoje dokumente, unutar kojih se obavlja označavanje nezavisno od drugih (sama brine o svojim vrstama dokumenata). Sa odgovarajućim podešavanjem autorizacija ovakav sistem je siguran i nezavisan.
Struktura poslovnih događaja

Međuskladišni prenosi

Posebnu pažnju kod podešavanja vrsta dokumenata treba usmjeriti ka međuskladišnim prenosima. Međuskladišni prenosi između centrale i poslovne jedinice moraju uticati na stanje oba skladišta. Na raspolaganju imamo dva načina prenosa:

Nekontrolisani prenos

otos_dogodki2_MN

Kod nekontrolisanog prenosa dokument o prenosu zalihe uvijek kreira izdajno skladište. Poteškoće kod ovakvog načina prenosa su:
1. Prijemno skladište nema uticaja na to, šta mu se prenosi. S obzirom na to da prilikom sinhronizacije baza podataka u bazu u poslovnoj jedinici dolazi dokument prenosa, isti optereti skladište bez obzira na to, da li je roba zaista bila u odgovarajućoj količini i sa odgovarajućim identima.
2. Prijemno skladište će dobiti zalihu tek prilikom prenosa. Ukoliko PJ ima ograničenje izdavanja negativnog stanja skladišta (PJ ne može da izdaje prije prijema), onda robu neće moći da izda, dok se ne obavi sinhronizacija među skladištima.

Kontrolisani prenos

otos_dogodki3_MN Kontrolisani prenos rešava nedostatke nekontrolisanog, ali je radno više intezivan. Umjesto prenosnica koristimo internu izdajnicu i prijemnicu. Skladište izdavanja pravi dokument internog izdavanja, a prijemno skladište internu prijemnicu. Zaliha je tako odmah rasknjižena na izdajnom i prilikom prijema robe knjižena na prijemno skladište. Kontrola prenosa je jednostavna jer napravimo presek između izdajnice i prijemnice i tako zaključimo, da li su se identi gubili u putu.

Zalihe

Prenosi materijalnih prometa sa OTOS-om utiču na zalihe. OTOS dokumenta, koja prate stanje skladišta samo uvozi u bazu podataka ali ne izračunava novo stanje. Zbog toga je potrebno posle uvoza materijalnih prometa na centrali posle zaključka uvoza podataka, obavezno pokrenuti obnavljanje zaliha. Na poslovnim jedinicama, na koje izvozimo stanje zaliha u centrali (i moguće na ostalim poslovnim jedinicama), moramo uvijek da pokrenemo samo obnavljanje zaliha skladišta poslovne jedinice. Ako bi u poslovnoj jedinici obnavljali zalihe svih skladišta, zbog nepostojanja drugih materijalnih prometa (oni se obično na PJ ne prenose) zaliha na svim ostalim skladištima, posle obnavljanja, pokazivala bi stanje nula.

Prenos podataka u off-line računovodstva

Upotrebom računarske tehnologije i DataLab programske opreme, količina potrebnog rada može biti bitno manja i jeftinija. Preduzeće prati svoje poslovanje u PANTHEON-u. Unosi predefinisanih primljenih računa (pozicije, bez ili sa kontima) i izdaje račune. S obzirom na to, da su i ulaz i izlaz robe u sistemu, preduzeće tako samo vodi materijalno knjigovodstvo, pri čemu stanje zaliha više nije tajna.
Na taj način predefinisane podatke preduzeće dnevno OTOS-om šalje u servis, koji ih knjiži na odgovarajuća konta glavne knjige i saldakonta. Servis knjiži još i banku (platni promet), izračuna i knjiži plate i neposredno iz prenešenih podataka kreira PDV evidencije.
Kod sljedećeg prenosa (sinhronizacije) preduzeće od servisa prima finansijske podatke, koji su tako na raspolaganju poslovodavstvu za analize i donošenje odluka (saldakonta, RUC, dobit/gubitak).
Uštede rada u servisu su kod takvog načina rada i minimalnog uvođenja kod komitenta (preduzeća) izvanredne, jer je po našim dosadašnjim iskustvima iz uvođenja PANTHEON-a u računovodstvene servise moguće uštediti od 50-85% posla.
Računovodstveni servis je tako mnogo konkurentniji i profitabilniji. Zadovoljstvo je i na strani preduzeća, koja konačno dobijaju tekuće podatke i u slučaju da računovodstveni servis dio uštede ponudi dalje komitentima i niže troškove.
Rješenja kao što je ovo, koja se temelje na win-win situacijama, su razlog za uvođenje moderne informacione tehnologije i potvrdu DataLab-ovog slogana “Promjenite podatke u profit”.

Pozovite 020 223 131

Ukoliko želite da saznate nešto više o dodatnim rješenjima Datalab-a, uvijek smo vam na raspolaganju! Pozovite nas ili pošaljite upit putem e-maila.
X